Objetivo
Definir las condiciones a través de las cuales las compañías compensan el esfuerzo adicional realizado por el cubrimiento de ausencias de otros empleados con ocasión de incapacidades, calamidades, licencias, vacaciones, vacantes.

Alcance
La presente política aplica para las siguientes sociedades que hacen parte de SURA Colombia:

• AYUDAS DIAGNÓSTICAS SURA S.A.S
• CONSULTORÍA EN GESTIÓN DE RIESGOS IPS SURAMERICANA S.A.
• EPS Y MEDICINA PREPAGADA SURAMERICANA S.A.
• FONDO MUTUO DE INVERSIÓN DE EMPLEADOS SURAMERICANA
• OPERACIONES GENERALES SURAMERICANA S.A.S
• SEGUROS DE VIDA SURAMERICANA S.A.
• SEGUROS GENERALES SURAMERICANA S.A.
• SERVICIOS DE SALUD IPS SURAMERICANA S.A.
• SERVICIOS GENERALES SURAMERICANA S.A.
• VACCIGEN S.A.S.

Lineamientos generales
En los casos en los que se presente una variación en las responsabilidades de un empleado, por ocasión del reemplazo de una ausencia ocasionada por incapacidades, calamidades, licencias, vacaciones o vacantes, la Compañía reconocerá una bonificación, así:

1. Cuando el empleado entrega sus responsabilidades y asume el cargo del reemplazo.

a. Se reconoce una bonificación mensual equivalente a la diferencia del salario de ingreso del cargo a reemplazar y el salario de quien realiza el reemplazo, si no se presenta diferencia o es negativa no hay lugar a reconocimiento económico.

b. Si el empleado está realizando un reemplazo de una vacante por retiro o cargo nuevo, una vez cubierta la vacante, la bonificación se prorrogará por 15 días más, para compensar el tiempo de empalme si aplica.

2. Cuando el empleado realiza las responsabilidades propias de su cargo y a su vez las del cargo a reemplazar.
Es necesario definir las responsabilidades a asumir de ambos cargos en el período establecido.

a. Si el empleado asume simultáneamente ambas responsabilidades, se le reconoce adicional a su salario mensual hasta el 50% del salario de ingreso del cargo a reemplazar o una proporción de acuerdo con el porcentaje de responsabilidades que vaya a asumir, según se defina. Esta proporción no debe exceder el 50% de las responsabilidades del cargo a reemplazar si el reemplazo es realizado por una única persona.

b. Si el reemplazo se realiza por varias personas, se podrá distribuir hasta 100% del cargo a reemplazar.

c. Si el empleado está realizando un reemplazo de una vacante por retiro o cargo nuevo, una vez cubierta la vacante, la bonificación se prorrogará por 15 días más, para compensar el tiempo de empalme si aplica.

• En los cargos de auxiliares (Niveles HAY <= 12), la bonificación aplica desde el 1 día hábil de reemplazo. Para los demás niveles de cargo (Nivel HAY >= 13) la bonificación aplica solo si el reemplazo es superior a 7 días hábiles.

• Cada líder podrá definir si cubre la ausencia con una o varias personas vinculadas directamente por la compañía, o si en lugar de esto contratará una persona por la empresa temporal. La bonificación por reemplazo se paga exclusivamente a los empleados que cubran la ausencia, de manera proporcional al porcentaje de reemplazo asumido y con los lineamientos definidos en esta política.

Aspectos para tener en cuenta:

• Las bonificaciones recibidas por este efecto son constitutivas de salario.

• El presupuesto para el pago de las bonificaciones es independiente al presupuesto del área de Nómina y es administrado por la Vicepresidencia de Talento Humano.

• Para los reemplazos derivados de iniciativas, estas se cargan a los costos de presupuesto que se definen en las mismas.

Pago de las bonificaciones

• Las solicitudes de las bonificaciones por reemplazo se analizarán solo en la segunda quincena de cada mes, después de haber recibido la solicitud.

• Las bonificaciones por periodos inferiores a un mes, se pagará como único, en la segunda quincena del mes, después de haber recibido la solicitud por parte del líder.

• Las bonificaciones de reemplazos superiores a un mes se pagarán
de manera quincenal con el pago de la nómina, se activan en la segunda quincena del mes después de haber recibido la solicitud.

• Si al momento de liquidar la bonificación, se tienen periodos pendientes por pagar, se liquida de forma acumulada, se activan en la segunda quincena del mes después de haber recibido la solicitud.

Procedimiento para solicitar el reconocimiento de la bonificación

• El líder hará la solicitud en el formulario que tenemos diseñado desde el equipo de Diseño Organizacional y Compensación.

• Realiza la solicitud si eres el líder de la persona que está haciendo el reemplazo.

• Debes diligenciar todos los campos siguiendo las indicaciones del formulario.

• Si al momento de ingresar la solicitud el formulario está cerrado, verás un mensaje que te notificará la fecha en la que estará habilitado nuevamente.

• Los cálculos se realizan de acuerdo con la información que envías en la solicitud, la cual es reportada al área de Nómina para el pago.

• Después de procesada la solicitud, te llegará un correo con la confirmación del pago que le realizaremos al empleado. Responde a dicho correo para nuestros controles internos.

• Es responsabilidad del líder tener presente de reportar los cambios que se presenten en los reemplazos vigentes, si se debe modificar o suspender una cadena de reemplazo de manera oportuna para no presentar inconsistencias con los pagos de las personas que ya tienen activa una cadena. En el campo de observación indica qué novedad requieres para ese caso y un breve contexto de la solicitud.

• Es importante reportar la solicitud de las cadenas de reemplazo de manera oportuna para que se pueda cumplir con los periodos
correspondientes de pago y no dejar acumular cadenas de reemplazos.